Wie werden die Dokumente identifiziert ?

Das Dokument wird mit einer Etikette versehen, die einen doppelten Strichcode enthält. Anhand dieses Codes können die Rezepte oder Versicherungsbelege identifiziert werden.

Bei einem Rezept enthält der obere Strichcode die Ofac-Versicherungsnummer des Patienten, die Identifikation der Apotheke und die Art des Dokumentes (Rezept). Der untere Code gibt Aufschluss über die Rezeptnummer im System des Apothekers und das Datum der Erstellung der Etikette.

Bei einem Versicherungsbeleg enthält der obere Strichcode die gleichen Informationen wie beim Rezept, mit Ausnahme der Art des Dokumentes (Versicherungsbeleg). Der untere Strichcode zeigt die Patientennummer und die Nummer des vom System des Apothekers ausgestellten Belegs an.

Wohin ist die Etikette zu kleben ?

Die Etikette muss senkrecht oder waagrecht auf der Rückseite des Dokumentes aufgeklebt werden, ohne dass eine wichtige Information verdeckt wird.

In Ausnahmefällen, das heisst wenn auf dem Dokument kein entsprechender Platz vorhanden ist, kann die Etikette auf ein leeres Blatt geklebt und an das Originaldokument geheftet werden.

Wo befindet sich das Rezept meines Kunden ? Ist es noch in der Apotheke oder habe ich es bereits an Ofac weitergeleitet ?

Diese Frage kann Ihr System beantworten. Sobald Sie ein Rezept an Ofac weiterleiten, wird der Vorgang bei der Ausgabe des elektronischen Bordereaus gespeichert.

In welchem Fall muss ich einen Versicherungsbeleg schicken ?

Nur, wenn es sich um die Originale der obligatorischen Belege für die Fakturierung handelt (Hotela-Krankenblätter, Unfallscheine). Bei den anderen nicht Covercard Versicherungen können Sie uns, sofern Sie dies möchten, eine Fotokopie des mittels Etikette identifizierten Versicherungsausweises schicken. Dies ist jedoch nicht obligatorisch.

Bei den Covercard Versicherungen müssen Sie uns kein Dokument schicken, aber vergessen Sie nicht, eine Validierung durchzuführen, wann immer dies nötig ist.

Wo befindet sich die Dokumentation betreffend der Applikation Extranet Streamfact ?

Auf allen Seiten dieser Applikation finden Sie zu jeder Rubrik ein umfassendes Hilfsmenu. Klicken Sie auf die Schaltfläche , um auf die Hilfe zuzugreifen.

Wie kann ich Ofac über eine besondere Fakturierung für ein bestimmtes Rezept informieren ?

Mit dem derzeitigen Austauschformat für Fakturierungsdaten Streamfact (EDO3.2) können Sie dem Ofac-Kontrolldienst Anweisungen übermitteln, die Sie in Ihrem System erfasst haben.

Wie werden die Papierdokumente an Ofac geschickt ?

Mit Streamfact müssen die Dossiers nicht mehr per eingeschriebenem Paket und einer Bestätigung des Versandes an den Treuhänder verschickt werden, wie dies bei der klassischen Fakturierung der Fall ist. Verwenden Sie die von Ofac gelieferten und mit A-Post frankierten Umschläge. Die einzige Bedingung ist, dass der Wert der verschickten Rezepte nicht mehr als CHF 10'000.- pro Umschlag beträgt (Weisung der National Versicherung).

Ihr System kann diesen Betrag berechnen, wenn Sie das elektronische Bordereau erstellen. Wird der Maximalbetrag erreicht, gibt das System eine Warnung aus. In diesem Fall verwenden Sie bitte für den Rest der Sendung einen neuen Umschlag.

Wie ist eine Erneuerung zu behandeln ?

Normalerweise stellen Sie Ofac das Original-Papierdokument zu. Im Streamfact brauchen Sie weder Fotokopien noch Erneuerungsformulare. Wenn der Kunde ein Medikament abholt, tragen Sie die Erneuerung in Ihrem System unter einer anderen Rezeptnummer ein. Bei der Fakturierung der Erneuerung(en) übermittelt uns Ihr System dank des neuen Austauschformats für Fakturierungsdaten (EDO 3.2) die Nummer des Originalrezeptes. Deshalb ist das Original auf jeder Erneuerungsrechnung sichtbar.

Wann muss ich die Papierdokumente schicken ?

Sie schicken uns täglich die Rezepte eines ganzen Tages, damit Sie keine Probleme mit dem Aufbewahren und Ablegen haben.
Natürlich lohnt es sich, damit einen oder zwei Tage zu warten, falls der Kunde in die Apotheke zurückkommen sollte.

Auf jeden Fall ist die Dauer, während der Sie kein Dokument mehr vorlegen können, sehr kurz (Ofac garantiert die Bereitstellung der Bilder 36 Stunden nach Erhalt der Dokumente).
Im schlimmsten Fall können Sie die notwendigen Auskünfte über die in Ihrem System erfassten Daten einholen (erfassen Sie deshalb alle Zeilen der Rezepte, auch die nicht abgegebenen Produkte).

Wann muss ich einen Fakturierungsversand machen ?

Idealerweise können Sie die fälligen Rezepte jeden Tag verrechnen. Sie selbst können über die für Sie geeignete Periodizität bestimmen.

Vergessen Sie nicht, dass dieser Vorgang im Streamfact sehr schnell ausgeführt wird (Datei einfach mailen). Häufige Fakturierungen sorgen für zeitlich besser abgestufte Auszahlungen.

Was geschieht, wenn ich ein Rezept ändern muss, das Papierdokument aber bereits an Ofac geschickt habe ?

Sofern Sie noch keinen Fakturierungsversand gemacht haben, können Sie die Daten des Patienten (Versicherungen, Deckung, usw.) oder der Rezepte (Korrektur oder Lieferfolge) problemlos ändern. Für die Erstellung der Rechnung zählt nur die Fakturierungsdatei.
Möchten Sie, dass die bei der Ofac archivierten Bilder mit der Rechnung übereinstimmen, können Sie eine komplette Preisetikette drucken und uns diese auf ein leeres Blatt geklebt zustellen.

Dieses Dokument wird in unserer Datenbank den bereits früher zugesandten Dokumenten beigefügt.

Was kann ich tun, wenn der Kunde ein Medikament direkt in der Apotheke bezahlt, während ich das Rezept bereits an Ofac geschickt habe und kein anderes Medikament verschrieben wurde ?

Da Sie uns nie einen Fakturierungsauftrag erteilen, können Sie uns dies über Ihr System mitteilen, indem Sie das entsprechende Rezept bei Ofac aufrufen und angeben, dass Sie es nur für Archivzwecke behalten wollen.